Privacy beleid Concordia

Protocol privacy beleid van Mannenkoor Concordia Roosendaal

Ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679)
De nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming vraagt per 25 mei 2018  van organisaties een aantal antwoorden die in het privacy beleid moeten worden opgenomen.

Het doel van het bewaren van de persoonsgegevens (ledenbestand) is het naar behoren laten functioneren van de vereniging. Hierbij valt te denken aan het rondsturen van mededelingen, nieuwsbrieven en uitnodigingen, het innen van contributie en donaties, het bijhouden van jubilea en lief&leed, het bijhouden van statistieken en voor onderlinge communicatie tussen leden.
Het bestuur is verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens.

  1. De volgende persoonsgegevens zijn in een bestand opgenomen en daar is een overzicht van:Naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer(s), Email adres, geboortedatum, ingangsdatum lidmaatschap, pasfoto en bankrekeningnummer en datum verjaardag partner.Van de donateurs/vrienden van het koor worden slechts de naam, adres, postcode, woonplaats en donatiebedrag in een bestand bijgehouden.Op de presentielijst komen alleen de namen van de leden voor.In de Email berichten van het bestuur worden de geadresseerden uitsluitend in BCC opgenomen. In het verenigingsblad zijn adresgegevens van bestuursleden en van commissieleden opgenomen.
  1. Op een besloten gedeelte van de website van de vereniging, dat met een wachtwoord beveiligd is, staat een ledenlijst met daarin de volgende informatie:
    Naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer(s), Email adres, geboortedatum, ingangsdatum lidmaatschap en pasfoto (z.g. Smoelenboek).
    Na plaatsing van een geactualiseerde versie wordt aan de leden gevraagd de juistheid te controleren.
    Op de website zijn tevens foto’s geplaatst van koorleden en of hun partners die gemaakt zijn tijdens concerten, koorreizen, open dagen etc. ten dienste van een (foto)verslag van bedoelde evenementen. Het bestuur maakt geen gebruik van cookies of vergelijkbare technieken.
  2. Er worden geen bijzondere persoonsgegevens bewaard zoals godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakvereniging of politieke partij, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag, genetische en biometrische kenmerken. Onder deze laatste vallen vingerafdrukken, stem, handschrift, geometrie van de handomtrek en scans van netvlies, iris en gelaat. Er is geen wettelijke uitzonderingsregel van toepassing.
  3. In de bevestigingsbrief op de aanmelding van het lidmaatschap wordt het lid geïnformeerd over hoe de adresgegevens worden bewaard en dat de gegevens niet aan derden zullen worden verstrekt.
    Aan aspirant-leden zal als voorwaarde worden gesteld, dat zij te hunner kennis gekomen gegevens niet mogen delen met derden. Het staat individuele leden vrij uitsluitend zichzelf als koorlid bij derden kenbaar te maken.
    Ter bevestiging dat de leden kennis hebben genomen van dit privacybeleid wordt gevraagd dit te mailen naar de secretaris van het koor.
    Rechten leden:
    Leden hebben het recht op dataportabiliteit. Dit is het recht om de persoonsgegevens te ontvangen die een organisatie van hen heeft. Zij hebben het recht om hun persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.
    Daarnaast hebben zij het recht om hun toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens.

    Verder kunnen de leden gebruik maken van het recht op vergetelheid. Indien men gebruik maakt van dit recht zullen alle persoonlijke gegevens direct worden verwijderd vanaf het moment dat deze rechtshalve niet meer nodig zijn.
    U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of “vergeten” van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar de secretaris van het koor.

  4. Op aanvraag bij de secretaris krijgt het lid inzage in de van hem geregistreerde gegevens. Hierbij zullen de gegevens van anderen onleesbaar worden gemaakt.
  5. De adres gegevens worden bewaard op de computers van de secretaris en van de penningmeester.
    Bovengenoemde gegevens worden bewaard en opgeslagen zolang men lid of donateur is van het koor. Na overlijden of opzegging worden de gegevens uit de bestanden verwijderd.  
  6. De secretaris maakt regelmatig een back-up van het gegevensbestand en zendt een kopie daarvan aan de penningmeester.
  7. Het document is beveiligd met een wachtwoord. De Pc en of laptop is adequaat beschermd door betaalde Virus- en of malware programma’s.
  8. De secretaris en de penningmeester hebben toegang tot de bestanden met de persoonsgegevens.
  9. De secretaris is de door het bestuur aangewezen functionaris voor het uitvoeren van de persoonsgegevens bescherming binnen de organisatie.
  10. Er worden geen overeenkomsten afgesloten met derden die de persoonsgegevens willen benutten voor eigen gebruik.
  11. Bij mogelijke datalekken zal de secretaris zodra hij is geïnformeerd, de leden op de hoogte stellen van het datalek.